Externalisation du secrétariat : comment mesurer le retour sur investissement ?

De nos jours, l’externalisation du secrétariat est devenue une solution prisée par les entreprises pour gagner en flexibilité et en efficacité. Mais comment s’assurer que cette stratégie est réellement rentable ? Dans cet article, nous vous présentons différentes méthodes pour mesurer le retour sur investissement (ROI) de l’externalisation du secrétariat.

Pourquoi externaliser le secrétariat ?

L’externalisation du secrétariat consiste à confier certaines tâches administratives à un prestataire extérieur. Cette solution présente plusieurs avantages pour les entreprises. Tout d’abord, elle permet de réduire les coûts liés au recrutement et à la formation des employés. Ensuite, elle offre une plus grande flexibilité, notamment dans la gestion des pics d’activité ou des absences. Enfin, elle permet de bénéficier de l’expertise et des compétences spécifiques d’un prestataire spécialisé.

Quels indicateurs pour mesurer le ROI ?

Pour évaluer le retour sur investissement de l’externalisation du secrétariat, plusieurs indicateurs peuvent être pris en compte :

• La réduction des coûts : il s’agit d’évaluer les économies générées par rapport aux coûts initiaux liés à la gestion interne du secrétariat. Cela inclut les coûts de recrutement, de formation, les charges sociales et les frais généraux.
• La productivité : le gain de temps et d’efficacité apporté par l’externalisation peut être mesuré en comparant la charge de travail réalisée par le prestataire externe par rapport à celle qui aurait été réalisée en interne.
• La qualité : il est essentiel d’évaluer la satisfaction des clients et des collaborateurs concernant la qualité du service rendu par le prestataire externe. Des enquêtes de satisfaction ou des indicateurs de performance peuvent être utilisés à cet effet.
• L’impact sur le chiffre d’affaires : l’amélioration de la gestion administrative et du service client peut avoir une incidence positive sur le chiffre d’affaires de l’entreprise. Il convient donc d’étudier cet aspect pour mesurer le ROI de l’externalisation.

Comment optimiser le ROI ?

Pour maximiser le retour sur investissement de l’externalisation du secrétariat, plusieurs actions peuvent être mises en place :

• Choisir un prestataire adapté : il est crucial de sélectionner un prestataire compétent et expérimenté, capable de répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise. Une étude préalable des offres disponibles sur le marché est indispensable pour opérer un choix éclairé.
• Définir clairement les attentes : il est important d’établir un cahier des charges précis, détaillant les tâches à externaliser, les objectifs à atteindre et les modalités de suivi. Cela permettra au prestataire de mieux comprendre les enjeux et d’adapter ses services en conséquence.
• Instaurer un suivi régulier : pour s’assurer de la qualité du service rendu et du respect des engagements, il est recommandé de mettre en place des indicateurs de performance et un système de reporting régulier avec le prestataire.
• Adapter l’externalisation au contexte de l’entreprise : selon les contraintes et les besoins spécifiques de l’entreprise, il peut être pertinent d’envisager une externalisation partielle ou totale, voire une combinaison des deux. Il convient d’étudier ces différentes options pour optimiser le ROI.

En conclusion, l’externalisation du secrétariat présente de nombreux avantages pour les entreprises en termes de coûts, de flexibilité et d’expertise. Pour mesurer le retour sur investissement, il est essentiel de prendre en compte plusieurs indicateurs tels que la réduction des coûts, la productivité, la qualité et l’impact sur le chiffre d’affaires. Afin d’optimiser le ROI, il convient également de choisir un prestataire adapté, définir clairement les attentes, instaurer un suivi régulier et adapter l’externalisation au contexte spécifique de l’entreprise.