Le calcul des frais kilométriques de vos salariés : un enjeu majeur pour votre entreprise

La gestion des frais kilométriques est une problématique à laquelle sont confrontées de nombreuses entreprises. Ces dépenses, qui concernent les trajets effectués par les salariés dans le cadre de leurs missions professionnelles, peuvent représenter un coût important pour l’entreprise si elles ne sont pas correctement maîtrisées. Dans cet article, nous vous proposons un tour d’horizon complet sur le calcul des frais kilométriques de vos salariés et les bonnes pratiques à adopter pour optimiser cette gestion.

Comprendre le principe des frais kilométriques

Les frais kilométriques correspondent aux dépenses engagées par le salarié lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels. Ces frais incluent notamment la consommation de carburant, l’amortissement du véhicule, les réparations et l’entretien, les assurances et la taxe sur les véhicules de sociétés (TVS). Pour rembourser ces frais au salarié, l’entreprise peut choisir entre deux méthodes : le remboursement au réel ou le remboursement forfaitaire.

Le remboursement au réel

Dans cette méthode, l’entreprise demande au salarié de fournir les justificatifs de ses dépenses (factures d’essence, reçus de péage…) et procède au remboursement sur la base des montants réellement engagés. Si cette méthode permet un remboursement précis des dépenses, elle peut s’avérer complexe et chronophage pour le salarié comme pour l’employeur.

Le remboursement forfaitaire

Le remboursement forfaitaire est basé sur l’utilisation d’un barème kilométrique, qui détermine pour chaque type de véhicule et chaque tranche de distance un montant de frais kilométriques à rembourser. Ce barème est publié chaque année par l’administration fiscale et est utilisable par les entreprises comme base de calcul pour le remboursement des frais kilométriques de leurs salariés.

Les étapes du calcul des frais kilométriques

Pour calculer les frais kilométriques dans le cadre du remboursement forfaitaire, plusieurs éléments doivent être pris en compte :

• La distance parcourue : il convient de prendre en compte la distance réelle entre le point de départ et le point d’arrivée du salarié, hors trajets domicile-travail, qui ne sont pas considérés comme des déplacements professionnels.
• Le type de véhicule : le barème kilométrique distingue trois catégories de véhicules (voitures, deux-roues motorisées et scooters) et attribue un montant spécifique à chacune d’elles.
• La puissance fiscale du véhicule : elle permet de déterminer la tranche dans laquelle se situe le véhicule au sein du barème kilométrique.

Une fois ces éléments réunis, il suffit de multiplier la distance parcourue par le montant correspondant dans le barème pour obtenir le montant des frais kilométriques à rembourser.

Les bonnes pratiques pour une gestion optimisée des frais kilométriques

La mise en place d’une politique de gestion des frais kilométriques claire et précise est essentielle pour assurer un suivi rigoureux et éviter les abus. Voici quelques conseils pour une gestion réussie :

• Définir des règles précises concernant les déplacements professionnels : conditions d’utilisation du véhicule personnel, plafonds de remboursement, modalités de contrôle…
• Mettre en place un outil de suivi des déplacements professionnels : cette solution permet aux salariés de saisir facilement leurs trajets et aux responsables de valider les demandes de remboursement.
• Sensibiliser les salariés aux enjeux environnementaux et économiques liés à la mobilité : encourager le covoiturage ou l’utilisation des transports en commun lorsque cela est possible.

Gérer efficacement les frais kilométriques est donc un enjeu majeur pour les entreprises. En adoptant une démarche rigoureuse, basée sur la transparence et la communication avec les salariés, il est possible d’optimiser ces dépenses tout en garantissant une prise en charge équitable des frais engagés par les collaborateurs.